Situace

Mám pocit, že moje individuální schůzky by mohly fungovat lépe. Je zde prostor pro vylepšení, ale nevím, kde a jak.

Sestavte si munici

Pokud jde o organizaci individuálních schůzek, zažil jsem několik různých způsobů. V tuto chvíli používám toto schéma:

Délka trvání

Používám 60 minut, které pokrývají 45 minut pozvání a rozhovoru, následuje 5 minut shrnutí a psaní akčních bodů konkrétním vlastníkům (včetně mě) a 10 minut přípravy na další rozhovor.

Frekvence

• Na vyžádání, žádné pevné pravidlo. Mám tendenci pracovat na dvoutýdenní kadenci a týdenní s novinkami pro první 3-6 měsíců.
• Doporučuji většinou dvoutýdenní frekvenci pro IC a týdenní pro manažery.
• 💡 Tip: Seskupte 1:1 za 1-2 dny. Nedovolte, aby se rozšířila na celý týden.

Vlastnictví

• 💡Tip: požádejte své přímé podřízené, aby vám poslali pozvánku. Vžijte se do sdělení, že 1:1 je jejich, nikoliv moje. Poskytněte časové okno pro umístění 1:1s.
• 💡Tip: Rozhodně dávám přednost změně termínu před zrušením schůzky. Dejte jim najevo, že mluvit a starat se o ně je pro vás zásadní.
• 💡Tip: ujistěte se, že je v pozvánce napsán program. Přidejte odkaz na své materiály/zápisy z jednání/akční body.

Nadace

Než se vrhneme na pravidelný program 1:1, musíme si nejprve vybudovat důvěru. Na otázku „Jak se máš?“ nikdo otevřeně neodpoví. Pro budování vztahů vedu tato úvodní sezení 1:1 s následujícím programem:

Sezení č. 1

• Otevřu svůj profil: kdo jsem, jak se mnou nejlépe komunikovat, jaké jsou mé zásady a způsob práce.
• Chci se o dotyčném dozvědět více: profesní nebo osobní zájmy, 🍔/🍻 čas.
• Zajišťuji, aby bylo sdělení předáno: „Váš úspěch je i mým úspěchem.“
• Výsledek: ➡️ „Jsem člověk“.

Sezení č. 2

• Zajistěte, aby lidé rozuměli naší strategii, tomu, co je na našem současném plánu, strategii a potenciálním příležitostem, které nás čekají.
• Výsledek ➡️ „Máme jasné poslání“.

Bez toho, aby lidé pochopili strategii, plán a to, co je pro nás důležité, nemůžeme očekávat, že budou během plánování/prioritizace správně rozhodovat.

Sezení č. 3

• Zjistěte nejcennější kariérní ambice a osobní cíle v horizontu 6-24 měsíců.
• Zvolte správné kroky/iniciativy.
• Vytvořte si plán IDP/PDP a zapište si ho (není třeba žádný nástroj, stačí i list papíru).
• Co by mohlo stát v cestě a selhat? Jak se těmto překážkám vyhnout?
• Výsledek: ➡️ „Chci, abys uspěl“.

Sezení č. 4

• V jakých oblastech potřebujete největší podporu?
• Jaký je nejlepší způsob, jak vám dát zpětnou vazbu?
• Výsledek: ➡️ „Jsem připraven pomoci“.

Teprve poté, co se vzájemně lépe poznáme, včetně jasné dohody o tom, jak bychom chtěli společně komunikovat, o našich profilech, ambicích a počáteční důvěře, můžeme přejít k typickému programu 1:1:

Základní agenda 1:1

1. Pozdravy (oči, úsměv, postoj)
2. ⭐️ Začněte hned na začátku otázkou „Jak vám mohu pomoci?“. Vžijte se do sdělení, že jsem tu pro vás. Žádné aktualizace stavu. Naše role se mění: Jsou nade mnou.
3. ⭐️ Zkontrolujte své poznámky/akční body . Jděte příkladem.
4. ⭐️ Nastavte priority. „Na cose nejvíce soustředíte (ne pracujete)?“ Pokud je odpovědí příliš mnoho, může to signalizovat, že není žádný prostor. Pokud odpověď nepřijde, nedojde k vyrovnání. Poselství: Soustřeďte se. Naučte se soustředit na JEDNU nejdůležitější věc.
5. ⭐️ Růst: „Jak se vám daří plnit IDP/PDP?“ Tuto otázku pokládejte každý měsíc. Pokud se na to zeptáme jen jednou za čtvrt nebo půl roku, dáváme tím najevo, že jejich růst pro nás není tak důležitý.
6. Teprve pak otevírám operační situace/témata.
7. ⭐️ Napište si akční body a přiřaďte jim vlastníky. Zaznamenejte je do nějakého nástroje, postačí tabulka. Tip: V systému Jira používejte samostatný typ problému. Co není na tabuli, to pro tým neexistuje.
8. ⭐️ Poskytněte zpětnou vazbu: Energii: Užívejte si plnění malých kroků nebo iterací. Nebo poskytněte negativní zpětnou vazbu: „Byl jsem znepokojen, když jsem viděl..“
9. ⭐️ Buďte vděční a lidští: „Díky.“ Vysaďte vrcholový výsledek.

💡T️ip: Odolávejte okamžitým řešením. Pochopte motivaci a prioritu. Průvodce. Vyhněte se tomu, abyste jim hned začali pomáhat. Místo toho je naučte, aby příště situaci zvládly samy: „Komunikovali jste s X? Připravili jste si Y? Přemýšleli jste o Z? Přišel jsi s návrhem, než ses zeptal?“.

Když naučíte lidi přebírat odpovědnost, bude se společnost rozšiřovat. V opačném případě se staneme úzkými hrdly.

Asynchronní 1:1

• Vytvořte si přímý soukromý kanál se svým přímým podřízeným
• Vkládejte tam poznámky ze schůzek, akční body a přidělujte odpovědnost.
• Vytvořte automatizované pošťouchnutí na schůzce: „Vkládejte průběžně svá témata/myšlenky/poznámky“.
• Postupně si zapisujte dohody/návrhy/akce.
• Semaforové pravidlo 🚥: Pokud zpráva zapíše zprávu s příznakem 🔴☠️, je to signál, že ji vyřešíme okamžitě, na rozdíl od čekání na další relaci.

Signál pohodlí

Jak zjistím, že moje metody 1:1 fungují dobře?

• Přímá zpráva hovoří více na úrovni 1:1
• Trochu si povídáme o aktualizacích stavu. Ty by měly být součástí kontrolních schůzek a transparentních plánů.
• Nejdůležitější je, že cítíte „spojení“. Důvěra. Účel.

Zlepšete své 1:1

• Pokud máte pocit, že vám došla témata a otázky, podívejte se na https://1on.one a získejte další inspiraci.
• Procházka! Místo toho, abyste se uzavřeli v místnosti, udělejte neformálnější atmosféru a zajděte si na kávu/čaj/oběd/🍻.

Pasivní přístup „Můj manažer s**e“

Jednotliví přispěvatelé očekávají, že manažeři vytvoří správné prostředí. Co takhle to zvládnout? Jako IC:

• Zeptejte se: „Mohu vám něco vzít z talíře?“
• Vytvořte kanál na Slacku pro vás a vašeho manažera nebo sestavte tabulku, do které vložíte předem dohodnutý plán růstu.
• Požádejte o změnu rytmu nebo úpravu typického programu.

Více na

Manažeři, zapište si do firemní znalostní databáze pokyny týkající se schůzek 1:1, nikoli proces.

Mise

Čím více pomůžeme vychovat začínající inženýrské manažery na našem území 🇨🇿, tím rychleji pozvedneme místní firmy a talenty 🚀 a dostaneme se na úroveň softwarových citadel, jako je Berlín 🇩🇪 nebo Londýn 🇬🇧.

O Marianovi Kamenistakovi

Marian poskytuje koučink a mentoring manažerům a vedoucím pracovníkům v oblasti inženýrství na různých úrovních, čímž pomáhá organizacím dosáhnout úspěchu při vytváření produktů.

Zůstaňte naladěni na další příspěvek! 💪